XRechnung-Fehler beheben: Meldungen lesen und Ursachen finden

Ein Validator oder ein Rechnungsportal hat Ihre XRechnung abgelehnt, und im Bericht stehen Kürzel wie BR-DE-15 oder BR-CO-10. Diese Seite erklärt, wie eine solche Meldung aufgebaut ist und in welcher Reihenfolge Sie am besten korrigieren. Zu vier Regeln gibt es eigene Seiten mit XML-Beispielen.

Wie eine Meldung aufgebaut ist

Die Regeln für eine XRechnung tragen Nummern. Ein Prüfbericht nennt zu jeder Beanstandung in der Regel drei Dinge:

• Die Regelnummer. Nummern mit BR- stammen aus der europäischen Norm EN 16931, Nummern mit BR-DE- aus dem deutschen Standard XRechnung. BR-CO- steht für Rechenregeln, BR-S- und BR-E- stehen für Regeln zu den Steuerkategorien S und E.
• Die Stufe. Ein Fehler bedeutet, dass die Regel verletzt ist. Eine Warnung ist ein Hinweis; wie ein Empfänger damit umgeht, legt er selbst fest.
• Die Stelle im XML. Meist ist das ein Pfad zu einem Element, zum Beispiel zu cbc:BuyerReference. Er zeigt, welches Element betroffen ist oder wo ein fehlendes Element stehen müsste.

Die Kürzel im Meldungstext, etwa BT-10 oder BG-16, sind die Feldnummern der Norm: BT steht für ein einzelnes Feld („Business Term“), BG für eine Gruppe von Feldern („Business Group“). Über diese Nummern finden Sie das Feld unabhängig davon, ob Ihre Datei in UBL oder in CII geschrieben ist.

In welcher Reihenfolge Sie korrigieren

1. Zuerst die Form. Ist die Datei kein wohlgeformtes XML oder erkennt das Prüfprogramm die Syntax nicht, sagen die übrigen Meldungen wenig aus. Prüfen Sie, ob Sie wirklich die XML-Datei gewählt haben und nicht eine PDF-Datei.
2. Dann fehlende Pflichtangaben. Ein fehlendes Feld wie die Rechnungsnummer (BT-1, Regel BR-02) oder die Käuferreferenz (BT-10, Regel BR-DE-15) lässt sich gezielt nachtragen.
3. Dann die Steuerkategorien. Kategorie und Steuersatz jeder Position müssen zusammenpassen, bevor Sie Summen nachrechnen.
4. Zuletzt die Summen. Die Rechenregeln bauen aufeinander auf. Wer die Summe der Positionen berichtigt, muss meist auch die folgenden Beträge anpassen.

Korrigieren Sie nach Möglichkeit in dem Programm, das die Datei erzeugt hat, und erstellen Sie die Rechnung neu. Wer Beträge von Hand im XML ändert, übersieht leicht eine abhängige Stelle. Prüfen Sie die Datei nach jeder Korrektur erneut, denn eine behobene Meldung kann eine andere erst sichtbar machen.

Vier Meldungen im Einzelnen

Weitere Meldungen und ihre Ursachen

• BR-DE-2, BR-DE-5 bis BR-DE-7: Die Kontaktangaben des Verkäufers (BG-6) fehlen ganz, oder Ansprechpartner (BT-41), Telefonnummer (BT-42) oder E-Mail-Adresse (BT-43) sind leer.
• BR-DE-1: Die Datengruppe BG-16 mit dem Zahlungsart-Code (BT-81) fehlt.
• BR-DE-16: Weder die Umsatzsteuer-ID (BT-31) noch die Steuernummer (BT-32) des Verkäufers noch ein Steuervertreter (BG-11) ist angegeben.
• BR-CO-13, BR-CO-15, BR-CO-16: Der Gesamtbetrag ohne Umsatzsteuer (BT-109), der Gesamtbetrag mit Umsatzsteuer (BT-112) oder der Zahlbetrag (BT-115) passt nicht zu den Beträgen, aus denen er sich ergibt.
• BR-E-10: Zu einer Aufschlüsselung mit Kategorie E fehlt der Befreiungsgrund als Text (BT-120) oder als Code (BT-121).
• BR-S-05: Eine Position mit Kategorie S hat keinen Steuersatz über 0.

Was ein Bericht ohne Fehler bedeutet

Ein Bericht ohne Meldungen heißt nur, dass keine der geprüften Regeln verletzt ist. Welche Regeln das sind, hängt vom Prüfprogramm ab: Manche werten nur einen Teil der Regeln aus. Die vollständige Prüfung gegen das XML-Schema und die Schematron-Regeln leistet der KoSIT-Validator mit der Konfiguration für XRechnung, den die Koordinierungsstelle für IT-Standards als freie Software veröffentlicht: KoSIT-Validator und Validator-Konfiguration XRechnung. Auch danach kann ein Empfänger eine Datei ablehnen, zum Beispiel wegen einer unbekannten Leitweg-ID.

Mehr zu den Arten von Regeln steht auf der Seite E-Rechnung prüfen.