XRechnung vs. ZUGFeRD
Beide Formate transportieren dieselben Rechnungsdaten nach der europäischen Norm EN 16931. Der Unterschied liegt in der Verpackung: XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD eine PDF-Datei, in der das XML steckt. Diese Seite erklärt, was das für Sie als Aussteller und als Empfänger bedeutet.
Der Vergleich auf einen Blick
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Dateiart | Eine XML-Datei | Eine PDF/A-3-Datei mit XML-Anhang |
| Für Menschen lesbar | Nur mit einem Anzeigeprogramm | Ja, das PDF zeigt die Rechnung |
| XML-Syntax | UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII | UN/CEFACT CII |
| Herausgeber | Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) | Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an öffentliche Auftraggeber | Rechnungen zwischen Unternehmen |
XRechnung: der Standard der Verwaltung
XRechnung ist ein XML-basiertes Datenmodell und die deutsche Ausprägung der Norm EN 16931, in der Fachsprache eine „Core Invoice Usage Specification“ (CIUS). Seit dem 1. Januar 2019 betreibt die KoSIT den Standard. Er wurde für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern geschaffen. Quelle: Wikipedia, XRechnung.
Eine XRechnung enthält kein Bild der Rechnung. Wer sie öffnet, sieht XML-Elemente. Dafür ist jede Angabe eindeutig einem Feld zugeordnet, und zusätzliche deutsche Regeln (die BR-DE-Regeln) verlangen Angaben, die die europäische Norm offen lässt: zum Beispiel Kontaktdaten des Verkäufers, die Datengruppe BG-16 mit dem Zahlungsart-Code und eine Käuferreferenz. Bei öffentlichen Auftraggebern steht dort die Leitweg-ID.
Es gibt zwei zugelassene Schreibweisen: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Sie unterscheiden sich in den Elementnamen und im Aufbau, nicht im Inhalt. Die KoSIT veröffentlicht für beide eine Prüfkonfiguration: Validator-Konfiguration XRechnung auf GitHub.
ZUGFeRD: PDF und XML in einer Datei
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus der sichtbaren Rechnung als PDF/A-3 und maschinenlesbaren Daten im XML-Format, die dem PDF als Anhang beigefügt sind. Entwickelt hat das Format das Forum elektronische Rechnung Deutschland. Es ist mit dem französischen Format Factur-X de facto identisch. Quelle: Wikipedia, ZUGFeRD.
Der Vorteil: Ein Empfänger ohne passende Software liest das PDF wie gewohnt, ein Empfänger mit Buchhaltungssoftware liest das XML automatisch ein. Der Nachteil: Die Datei entsteht nur mit Software, die PDF/A-3 schreiben und das XML richtig einbetten kann.
Die ZUGFeRD-Profile
ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die sich im Umfang der strukturierten Daten unterscheiden: Minimum, Basic WL, Basic, EN 16931 (früher Comfort) und Extended, dazu das Referenzprofil XRechnung. Quelle: Wikipedia, ZUGFeRD. Welche Profile und Versionen steuerlich als E-Rechnung gelten, beantwortet diese Seite nicht; klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung oder mit dem Empfänger.
Wenn Ihnen jemand „ein ZUGFeRD“ schickt, lohnt deshalb ein Blick auf das Profil. Mit dem Profil XRechnung enthält das eingebettete XML eine XRechnung in CII-Syntax.
Was davon ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?
Nach § 14 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz (gelesen am 6. Oktober 2026 im Portal „Gesetze im Internet“) ist eine elektronische Rechnung „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen oder „kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden“. Eine Rechnung „in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier“ ist eine sonstige Rechnung. Ob eine bestimmte ZUGFeRD-Datei die Anforderung erfüllt, hängt von Profil und Version ab. Welche Pflichten und Ausnahmen für Sie gelten, steht auf der Seite E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Welches Format für welchen Empfänger?
- Behörde oder anderer öffentlicher Auftraggeber: In der Regel XRechnung. Der Auftraggeber nennt die Leitweg-ID und den Übermittlungsweg.
- Unternehmen mit eigener Vorgabe: Fragen Sie nach Format und Syntax. Viele Empfänger nehmen beides an, manche nur eine Variante.
- Kunde ohne Vorgabe: ZUGFeRD ist bequem, weil das PDF lesbar bleibt. Eine XRechnung ist ebenso möglich, aber für den Empfänger ohne Anzeigeprogramm schwer zu lesen.
Das XML einer ZUGFeRD-Rechnung prüfen
Die Daten einer ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung stehen in der eingebetteten XML-Datei (meist factur-x.xml oder xrechnung.xml). Wer sie mit einem Prüfprogramm für XML kontrollieren möchte, speichert diese Datei zuerst mit dem PDF-Programm. Eine solche Prüfung sagt nichts über das PDF selbst, also darüber, ob es wirklich PDF/A-3 ist und ob Bild und Daten übereinstimmen.
Trägt eine ZUGFeRD-Datei ein anderes Profil als XRechnung, können bei einer Prüfung gegen die Regeln von XRechnung einzelne deutsche Regeln anschlagen, die für dieses Profil gar nicht gelten. Mehr zur Prüfung steht auf der Seite E-Rechnung prüfen.