E-Rechnung für Kleinunternehmer: ein Beispiel Feld für Feld
Eine Grafikdesignerin stellt einem Unternehmen zwei Stunden Arbeit zu je 50 Euro in Rechnung, ohne Umsatzsteuer. Diese Seite zeigt, welche Angaben dafür in eine XRechnung gehören, welche Feldnummer der Norm EN 16931 jede Angabe füllt und wie die Steuerangaben im XML aussehen.
Der Fall
Nach § 19 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz ist der Umsatz eines Kleinunternehmers steuerfrei; die Voraussetzungen und die Regeln zur E-Rechnung nennt die Seite E-Rechnung für Kleinunternehmer. Das Werkzeug bildet das so ab: Jede Position erhält die Steuerkategorie E mit Steuersatz 0, und die Datei nennt einen Befreiungsgrund. Ob diese Abbildung und der Wortlaut für Ihre Rechnungen passen, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Kopf der Rechnung
| Angabe | Wert | Feld |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | RE-2026-001 | BT-1 |
| Rechnungsdatum | 2026-10-01 | BT-2 |
| Rechnungsart | 380 | BT-3 |
| Währung | EUR | BT-5 |
| Käuferreferenz | KD-1001 | BT-10 |
| Zahlungsbedingungen als Freitext | Ohne gesonderte Angabe. | BT-20 |
| Zahlungsart-Code | 1 | BT-81 |
Die Schaltfläche setzt als Rechnungsdatum den heutigen Tag; hier steht der 1. Oktober 2026. Rechnungsart und Währung setzt das Werkzeug selbst. Den Text in BT-20 schreibt es, weil im Beispiel weder ein Fälligkeitsdatum (BT-9) noch ein eigener Text eingetragen ist. Die Käuferreferenz ist hier eine Kundennummer; bei öffentlichen Auftraggebern steht dort die Leitweg-ID.
Verkäufer und Käufer
| Angabe | Wert | Feld |
|---|---|---|
| Name des Verkäufers | Anna Beispiel Grafikdesign | BT-27 |
| Straße und Hausnummer | Musterweg 1 | BT-35 |
| Postleitzahl und Ort | 50667 Köln | BT-38, BT-37 |
| Land | DE | BT-40 |
| Steuernummer | 214/5123/4567 | BT-32 |
| Ansprechpartner | Anna Beispiel | BT-41 |
| Telefon | +49 221 1234567 | BT-42 |
| E-Mail des Verkäufers | von Ihnen einzutragen | BT-43, BT-34 |
| Name des Käufers | Muster & Söhne GmbH | BT-44 |
| Straße und Hausnummer | Hauptstraße 5 | BT-50 |
| Postleitzahl und Ort | 10115 Berlin | BT-53, BT-52 |
| Land | DE | BT-55 |
| E-Mail des Käufers | von Ihnen einzutragen | BT-49 |
Die Beispieldaten lassen beide E-Mail-Felder leer. Sie sind Pflichtfelder: Tragen Sie zwei Adressen ein, bevor Sie die Datei erstellen. Von Steuernummer und Umsatzsteuer-ID genügt dem Werkzeug eine; das Beispiel nennt die Steuernummer.
Position und Summen
| Angabe | Wert | Feld |
|---|---|---|
| Positionsnummer | 1 | BT-126 |
| Bezeichnung | Logo-Entwurf | BT-153 |
| Menge und Einheit | 2 HUR (Stunden) | BT-129, BT-130 |
| Einzelpreis netto | 50 | BT-146 |
| Nettobetrag der Position | 100.00 | BT-131 |
| Steuerkategorie und Steuersatz der Position | E und 0 | BT-151, BT-152 |
| Summe der Positionsnettobeträge | 100.00 | BT-106 |
| Gesamtbetrag ohne Umsatzsteuer | 100.00 | BT-109 |
| Gesamtbetrag der Umsatzsteuer | 0.00 | BT-110 |
| Gesamtbetrag mit Umsatzsteuer | 100.00 | BT-112 |
| Zahlbetrag | 100.00 | BT-115 |
Den Nettobetrag der Position rechnet das Werkzeug aus Menge mal Einzelpreis. Weil keine Umsatzsteuer anfällt, sind alle Gesamtbeträge gleich.
Die Steuerangaben in UBL
Die Umsatzsteueraufschlüsselung (BG-23) nennt die Bemessungsgrundlage (BT-116), den Steuerbetrag (BT-117), die Kategorie (BT-118), den Satz (BT-119) und den Befreiungsgrund als Text (BT-120):
<cac:TaxTotal>
<cbc:TaxAmount currencyID="EUR">0.00</cbc:TaxAmount>
<cac:TaxSubtotal>
<cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">100.00</cbc:TaxableAmount>
<cbc:TaxAmount currencyID="EUR">0.00</cbc:TaxAmount>
<cac:TaxCategory>
<cbc:ID>E</cbc:ID>
<cbc:Percent>0</cbc:Percent>
<cbc:TaxExemptionReason>Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG</cbc:TaxExemptionReason>
<cac:TaxScheme>
<cbc:ID>VAT</cbc:ID>
</cac:TaxScheme>
</cac:TaxCategory>
</cac:TaxSubtotal>
</cac:TaxTotal>Die Steuerangaben in CII
In UN/CEFACT CII steht dieselbe Aufschlüsselung in ram:ApplicableTradeTax innerhalb von ram:ApplicableHeaderTradeSettlement:
<ram:ApplicableTradeTax>
<ram:CalculatedAmount>0.00</ram:CalculatedAmount>
<ram:TypeCode>VAT</ram:TypeCode>
<ram:ExemptionReason>Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG</ram:ExemptionReason>
<ram:BasisAmount>100.00</ram:BasisAmount>
<ram:CategoryCode>E</ram:CategoryCode>
<ram:RateApplicablePercent>0</ram:RateApplicablePercent>
</ram:ApplicableTradeTax>Welche Regeln das Beispiel berührt
- BR-E-05: In der Position mit Kategorie E ist der Steuersatz 0. Was bei einem anderen Satz geschieht, zeigt die Seite BR-E-05: Kategorie E und Steuersatz.
- BR-E-01, BR-E-09 und BR-E-10: Es gibt genau eine Aufschlüsselung mit Kategorie E, ihr Steuerbetrag ist 0, und sie nennt einen Befreiungsgrund.
- BR-DE-16: Auch bei Kategorie E enthält die Datei die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID des Verkäufers.
- BR-DE-2 und BR-DE-15: Kontaktangaben des Verkäufers und Käuferreferenz sind ausgefüllt.
So stellen Sie das Beispiel nach
- Öffnen Sie das Werkzeug und wählen Sie im Bereich „Erstellen“ die Schaltfläche „Beispieldaten einfügen“.
- Lassen Sie den Haken „Ich bin Kleinunternehmer nach § 19 UStG“ gesetzt; so ist er voreingestellt.
- Tragen Sie die beiden E-Mail-Adressen ein und wählen Sie UBL oder CII.
- Wählen Sie „XML erstellen und prüfen“. Das Werkzeug zeigt die Datei und das Ergebnis der Prüfung.
Eine Datei ohne Meldungen heißt nur, dass keine der geprüften Regeln verletzt ist. Mehrere Rechnungen in einem Durchgang erstellt die Vollversion: XRechnung aus CSV erstellen.