E-Rechnung prüfen

Sie haben eine E-Rechnung geschrieben oder erhalten und möchten wissen, ob Pflichtangaben fehlen oder Summen nicht aufgehen. Diese Seite erklärt, welche Arten von Regeln für das XML gelten, wie die Regelnummern zu lesen sind und womit Sie eine Datei vollständig prüfen. Ein kostenloses Browser-Werkzeug zum Erstellen und Prüfen einer XRechnung ist in Vorbereitung und noch nicht online.

Welche Dateien es gibt

• UBL 2.1 mit dem Wurzelelement Invoice oder CreditNote.
• UN/CEFACT CII mit dem Wurzelelement CrossIndustryInvoice.

Eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung ist eine PDF-Datei mit eingebetteter CII-XML-Datei. Wer das XML prüfen möchte, speichert die eingebettete XML-Datei (meist factur-x.xml oder xrechnung.xml) vorher mit dem PDF-Programm und prüft diese. Mehr zum Aufbau steht auf der Seite XRechnung oder ZUGFeRD.

Wie die Regeln benannt sind

Jede Regel trägt eine Nummer, zum Beispiel BR-CO-15. Regelnummern, die mit BR- beginnen, stammen aus EN 16931 oder XRechnung; die Regeln mit BR-DE- sind die zusätzlichen deutschen Regeln. Eine Meldung nennt die Nummer der verletzten Regel, sodass Sie die Ursache gezielt nachschlagen können.

Welche Arten von Regeln es gibt

• Wohlgeformtes XML und Syntax. Ist die Datei lesbar, und ist sie UBL oder CII?
• Pflichtangaben nach EN 16931. Rechnungsnummer, Datum, Rechnungsart, Währung, Namen und Anschriften von Verkäufer und Käufer, Summen, mindestens eine Position mit Menge, Einheit, Preis und Artikelname.
• Rechenregeln. Summe der Positionen, Gesamtbetrag ohne und mit Umsatzsteuer, Zahlbetrag, Steuerbetrag je Kategorie.
• Steuerkategorien. Kategorie S braucht einen Steuersatz über 0. Kategorie E für steuerbefreite Umsätze braucht Steuersatz 0, Steuerbetrag 0 und einen Befreiungsgrund.
• Deutsche Regeln aus XRechnung 3.0. Datengruppe BG-16 mit Zahlungsart-Code, Kontaktangaben des Verkäufers, Ort und Postleitzahl beider Seiten, Käuferreferenz, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Verkäufers.

Das ist eine Auswahl zur Orientierung und keine vollständige Liste. Dazu kommen unter anderem Regeln zu Codelisten (Länder, Währungen, Einheiten, Rechnungsarten), zu Datumsformaten, zu Zu- und Abschlägen und zu den übrigen Steuerkategorien.

Was ein Ergebnis ohne Meldungen bedeutet

Ein Ergebnis ohne Meldungen heißt nur, dass keine der geprüften Regeln verletzt ist. Es ist keine Zusage, dass der Empfänger oder ein Rechnungsportal die Datei annimmt. Ob zum Beispiel eine Leitweg-ID wirklich vergeben ist, sagt keine Regel.

Vollständige Prüfung mit dem KoSIT-Validator

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) veröffentlicht einen Validator und die passende Konfiguration für XRechnung als freie Software: KoSIT-Validator, Validator-Konfiguration XRechnung und die Schematron-Regeln für XRechnung. Der Validator ist ein Java-Programm für die Kommandozeile. Mit der Konfiguration prüft er das XML-Schema und die Schematron-Regeln von EN 16931 und XRechnung.

Beispiele für Regeln und ihre Ursachen

• BR-DE-15: Die Käuferreferenz fehlt. In einer XRechnung darf das Feld nicht leer sein, siehe Leitweg-ID und Käuferreferenz.
• BR-DE-5 bis BR-DE-7: Ansprechpartner, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse des Verkäufers fehlen.
• BR-CO-10 bis BR-CO-16: Eine Summe passt nicht zu den Positionen, zum Beispiel nach einer Änderung von Hand im XML.
• BR-E-10: Bei steuerbefreiten Positionen fehlt der Befreiungsgrund.

Welche Angaben eine XRechnung von Anfang an braucht, steht auf der Seite XRechnung erstellen.