Leitweg-ID und Käuferreferenz in der XRechnung
In jeder XRechnung gibt es ein Pflichtfeld namens Käuferreferenz, in der Norm „Buyer Reference“ oder kurz BT-10. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber steht dort die Leitweg-ID. Diese Seite erklärt, was die Leitweg-ID ist, woher sie kommt und was Sie eintragen, wenn Ihr Kunde keine hat.
Was die Leitweg-ID ist
Die Leitweg-ID ist ein Kennzeichen einer elektronischen Rechnung, mit dem öffentliche Auftraggeber in Deutschland eindeutig adressiert werden. Sie sorgt dafür, dass eine Rechnung, die bei einem zentralen Rechnungseingang ankommt, an die richtige Stelle weitergeleitet wird. Quelle: Wikipedia, Leitweg-ID.
Aufbau
Eine Leitweg-ID besteht aus bis zu drei Teilen, die durch Bindestriche getrennt sind:
| Teil | Inhalt | Im Beispiel |
|---|---|---|
| Grobadressierung | Ziffern | 04011000 |
| Feinadressierung | Ziffern und Buchstaben; dieser Teil kann fehlen | 12345ABCXYZ |
| Prüfziffern | zwei Ziffern, immer vorhanden | 86 |
Zusammengesetzt lautet das Beispiel aus dem Wikipedia-Artikel 04011000-12345ABCXYZ-86. Je nachdem, ob es eine Feinadressierung gibt, enthält eine Leitweg-ID einen oder zwei Bindestriche. Wie die Prüfziffern berechnet werden, legt eine Formatspezifikation fest.
Woher Sie die Leitweg-ID bekommen
Sie bekommen sie von Ihrem Auftraggeber. Für die Vergabe der Leitweg-IDs an die öffentlichen Auftraggeber sind Bund und Länder zuständig (Quelle wie oben); der Auftraggeber nennt sie Ihnen in der Regel mit dem Auftrag oder der Bestellung. Eine Leitweg-ID lässt sich nicht erraten oder aus einer Adresse ableiten. Fehlt sie in Ihren Unterlagen, fragen Sie bei der beauftragenden Stelle nach, bevor Sie die Rechnung schreiben.
Übernehmen Sie die Leitweg-ID Zeichen für Zeichen, mit den Bindestrichen und ohne zusätzliche Leerzeichen. Ein Tippfehler kann dazu führen, dass der Rechnungseingang die Datei nicht zuordnen kann.
Warum das Feld auch ohne Behörde Pflicht ist
Die europäische Norm EN 16931 kennt die Käuferreferenz als freiwilliges Feld. Der deutsche Standard XRechnung macht sie zur Pflicht: Die Regel BR-DE-15 verlangt, dass BT-10 vorhanden ist. Der Wikipedia-Artikel zu XRechnung hält fest, dass für BT-10 eine Leitweg-ID zu verwenden ist. Das passt zum Ursprung des Standards, der für Rechnungen an die Verwaltung entstanden ist.
Inzwischen wird XRechnung auch zwischen Unternehmen verwendet, und dort gibt es keine Leitweg-ID. Das Feld darf trotzdem nicht leer bleiben. Üblich ist dann eine Angabe, mit der Ihr Kunde die Rechnung intern zuordnen kann, zum Beispiel:
- eine Bestellnummer oder Auftragsnummer des Kunden,
- eine Kundennummer,
- eine Kostenstelle oder ein Kürzel der bestellenden Abteilung.
Fragen Sie Ihren Kunden, was er in diesem Feld erwartet. Manche Unternehmen geben einen festen Wert vor, weil ihre Software Eingangsrechnungen danach sortiert. Hat der Kunde keinen Wunsch, ist seine Kundennummer bei Ihnen eine naheliegende Wahl.
Wo das Feld im XML steht
| Syntax | Element |
|---|---|
| UBL 2.1 | cbc:BuyerReference direkt unter dem Wurzelelement Invoice |
| UN/CEFACT CII | ram:BuyerReference in ram:ApplicableHeaderTradeAgreement |
Was die Regel BR-DE-15 erkennt und was nicht
Die Regel BR-DE-15 ist verletzt, wenn das Feld BT-10 fehlt oder leer ist. Sie verlangt aber nur, dass ein Wert vorhanden ist. Ob der Wert eine gültige Leitweg-ID ist, also Aufbau und Prüfziffern stimmen, und ob es diese Leitweg-ID wirklich gibt, sagt diese Regel nicht. Mehr zu den Regeln steht auf der Seite E-Rechnung prüfen.
Kurz zusammengefasst
- Öffentlicher Auftraggeber: Leitweg-ID genau so eintragen, wie der Auftraggeber sie nennt.
- Anderer Kunde: Bestell-, Auftrags- oder Kundennummer eintragen, am besten nach Absprache.
- Leer lassen geht in einer XRechnung nicht.
Welche Pflichten und Ausnahmen für Kleinunternehmer gelten, steht auf der Seite E-Rechnung für Kleinunternehmer. Welche Angaben eine XRechnung sonst noch braucht, beschreibt die Seite XRechnung erstellen.