E-Rechnung für Kleinunternehmer: Übersicht

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Eine PDF-Datei ohne strukturierte Daten ist demnach eine sonstige Rechnung. Zwei Formate mit strukturierten Daten sind XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD, eine PDF-Datei, in der das XML steckt.

Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen weiterhin als sonstige Rechnung übermitteln, also auch auf Papier. Das steht in § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Eine Ausnahme für eingehende Rechnungen steht dort nicht: Rechnen Sie damit, dass Lieferanten Ihnen strukturierte Rechnungen schicken. Beide Vorschriften wurden am 6. Oktober 2026 im Portal „Gesetze im Internet“ gelesen.

Die Seiten dieser Website

• E-Rechnung für Kleinunternehmer: Pflichten, die Ausnahme beim Ausstellen, der Empfang und die Übergangsfristen bis Ende 2027, mit Fundstellen.
• XRechnung oder ZUGFeRD: die Unterschiede der beiden Formate, die ZUGFeRD-Profile und welches Format zu welchem Empfänger passt.
• XRechnung erstellen: welche Angaben Sie bereitlegen, welche Entscheidungen anstehen und was in der XML-Datei steht.
• E-Rechnung prüfen: welche Regeln für eine XRechnung gelten und wie Sie mit dem frei verfügbaren KoSIT-Validator prüfen.
• Leitweg-ID und Käuferreferenz: Aufbau der Leitweg-ID, woher sie kommt und was ohne Leitweg-ID in das Feld BT-10 gehört.
• Fragen und Antworten: kurze Antworten zu Formaten, Pflichten und Prüfung.

In Vorbereitung

Ein kostenloses Browser-Werkzeug zum Erstellen und Prüfen einer XRechnung ist in Vorbereitung und noch nicht online.