E-Rechnung: Fragen und Antworten

Kurze Antworten zu Formaten, Pflichten und zur Prüfung von E-Rechnungen. Rechtliche Hintergründe mit Fundstellen stehen auf der Seite E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Zu Formaten und Pflichten

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nach § 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung kann eine Rechnung über Umsätze, die nach § 19 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz steuerfrei sind, immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auch auf Papier. Eine Ausnahme für eingehende Rechnungen steht dort nicht. Öffentliche Auftraggeber können eigene Vorgaben haben. Mehr dazu: E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Nach § 14 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format, etwa eine einfache PDF-Datei, ist danach eine sonstige Rechnung.

UBL oder CII: Was soll ich wählen?

Beide Syntaxen sind für XRechnung zugelassen und enthalten dieselben Angaben. Hat Ihr Empfänger eine Vorgabe, folgen Sie ihr. Sonst fragen Sie ihn, welche Syntax er verarbeitet.

Ist ZUGFeRD dasselbe wie XRechnung?

Nein. XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD eine PDF-Datei, in der das XML steckt. Prüfen lässt sich bei einer ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung die eingebettete XML-Datei, nachdem Sie sie mit Ihrem PDF-Programm gespeichert haben. Den Unterschied erklärt XRechnung oder ZUGFeRD.

Was trage ich ohne Leitweg-ID ein?

Eine Angabe, mit der Ihr Kunde die Rechnung zuordnen kann, zum Beispiel seine Bestell- oder Kundennummer. Leer bleiben darf das Feld in einer XRechnung nicht. Mehr dazu: Leitweg-ID und Käuferreferenz.

Wie verschicke ich die XML-Datei?

Auf dem Weg, den Sie mit dem Empfänger vereinbart haben, zum Beispiel als E-Mail-Anhang oder über ein Rechnungsportal.

Zur Prüfung

Womit kann ich eine XRechnung prüfen?

Die KoSIT veröffentlicht einen Validator und die passende Konfiguration für XRechnung als freie Software: KoSIT-Validator auf GitHub. Er ist ein Java-Programm für die Kommandozeile. Was die Regeln verlangen, beschreibt die Seite E-Rechnung prüfen.

Meine Datei hat keine Meldungen. Wird sie angenommen?

Das kann keine Prüfung zusagen. Keine Meldung heißt, dass keine der geprüften Regeln verletzt ist. Ein Empfänger oder ein Rechnungsportal kann die Datei aus anderen Gründen ablehnen, etwa wegen einer unbekannten Leitweg-ID.

Zu dieser Website

Gibt es hier ein Werkzeug für E-Rechnungen?

Noch nicht. Ein kostenloses Browser-Werkzeug zum Erstellen und Prüfen einer XRechnung ist in Vorbereitung und noch nicht online. Die Website enthält bis dahin nur Textseiten.

Werden hier Daten von mir verarbeitet?

Die Website besteht aus Textseiten ohne Formulare und nimmt keine Rechnungsdaten entgegen. Sie setzt keine Cookies, bindet keine fremden Inhalte ein und nutzt keinen Analysedienst. Beim Aufruf verarbeitet der Hosting-Anbieter technische Verbindungsdaten. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

Wer steht hinter der Website?

Der Anbieter steht im Impressum. Die Texte wurden mit KI-Unterstützung erstellt, ohne Mitwirkung einer Steuerberaterin oder eines Steuerberaters.