XRechnung erstellen: was Sie dafür brauchen

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Diese Seite beschreibt, welche Angaben Sie dafür bereitlegen, welche Entscheidungen beim Erstellen anstehen und was in der Datei steht. Ein kostenloses Browser-Werkzeug zum Erstellen und Prüfen einer XRechnung ist in Vorbereitung und noch nicht online.

Was Sie vorher bereitlegen

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, bei Bedarf Leistungs- und Fälligkeitsdatum.
• Ihre Angaben als Verkäufer: Name oder Firma, Postleitzahl, Ort, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, außerdem Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Die drei Kontaktangaben verlangt der Standard XRechnung ausdrücklich (Regeln BR-DE-5 bis BR-DE-7).
• Die Angaben des Käufers: Name, Postleitzahl, Ort und eine elektronische Adresse, zum Beispiel eine E-Mail-Adresse.
• Die Leitweg-ID oder eine andere Käuferreferenz. Was in dieses Feld gehört, erklärt die Seite Leitweg-ID und Käuferreferenz.
• Je Position eine Bezeichnung, die Menge, die Einheit und den Einzelpreis netto.
• Falls Ihre Rechnung Kontoangaben enthalten soll: die Felder BT-84 (Kennung des Zahlungskontos, IBAN), BT-85 (Name des Zahlungskontos) und BT-86 (Kennung des Zahlungsdienstleisters, BIC) der Datengruppe BG-16 Ihrer eigenen Rechnung.

Die Entscheidungen beim Erstellen

1. Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung. Als Kleinunternehmer lässt sich die Rechnung abbilden, indem jede Position die Steuerkategorie E mit Steuersatz 0 erhält und die Datei einen Befreiungsgrund nennt, zum Beispiel „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“. Sonst erhält jede Position einen Steuersatz, zum Beispiel 19 oder 7. Ob Abbildung und Formulierung für Ihre Rechnungen passen, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
2. Syntax. Zur Auswahl stehen UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Beide Syntaxen sind für XRechnung zugelassen; fragen Sie im Zweifel Ihren Empfänger, welche er verarbeitet.
3. Positionen und Summen. Das Positionsnetto ist Menge mal Einzelpreis, auf Cent gerundet. Die Summen der Rechnung müssen zu den Positionen passen, sonst sind die Rechenregeln der Norm verletzt.
4. Prüfung vor dem Versand. Was eine Prüfung leistet und womit sie möglich ist, steht weiter unten und auf der Seite E-Rechnung prüfen.

Was in der Datei steht

Eine Datei nach XRechnung 3.0 trägt die Spezifikationskennung dieses Standards. Die Datengruppe BG-16 enthält den BT-81 Zahlungsart-Code Ihrer Rechnung. Die elektronischen Adressen von Verkäufer und Käufer stehen in eigenen Feldern. Die Steuer wird je Steuerkategorie und Steuersatz ausgewiesen; die Norm vergleicht den Steuerbetrag mit der Summe der Nettobeträge dieser Kategorie.

XRechnung ist die deutsche Ausprägung der europäischen Norm EN 16931 und wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betrieben. Hintergrund dazu steht im Wikipedia-Artikel zu XRechnung.

Was eine XRechnung nicht ist

• Sie ist keine PDF-Ansicht und keine ZUGFeRD-Datei. Es entsteht nur XML. Den Unterschied erklärt die Seite XRechnung oder ZUGFeRD.
• Sie versendet sich nicht selbst. Sie übermitteln die Datei auf dem Weg, den Sie mit dem Empfänger vereinbart haben, zum Beispiel als E-Mail-Anhang oder über das Portal Ihres Auftraggebers.

Nach dem Erstellen: Prüfung einplanen

Die KoSIT veröffentlicht einen Validator und die passende Konfiguration für XRechnung als freie Software. Für wichtige Rechnungen lohnt sich ein Lauf mit dem KoSIT-Validator und der Validator-Konfiguration XRechnung, die beide frei auf GitHub liegen. Auch eine Datei ohne Meldungen kann beim Empfänger abgelehnt werden, zum Beispiel wegen einer unbekannten Leitweg-ID.

Müssen Sie überhaupt eine E-Rechnung schreiben?

Das hängt von Ihrem Umsatz, Ihrem Kunden und den Übergangsfristen ab. Für Kleinunternehmer gilt eine eigene Ausnahme. Die Seite E-Rechnung für Kleinunternehmer fasst die Regeln mit Fundstellen zusammen.