E-Rechnung für Kleinunternehmer
Kurz gesagt: Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen weiterhin als sonstige Rechnung übermitteln, also auch auf Papier. Das steht in § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Diese Seite nennt zu jeder rechtlichen Aussage die Vorschrift. Sie ist eine Übersicht und keine Beratung für Ihren Einzelfall.
Zu den Quellen: Umsatzsteuergesetz (UStG) und UStDV wurden am 6. Oktober 2026 im Portal „Gesetze im Internet“ (gesetze-im-internet.de) gelesen. Die Fundstellen stehen ohne Link im Text. Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen sind nicht ausgewertet.
Was das Gesetz unter einer E-Rechnung versteht
§ 14 Absatz 1 UStG unterscheidet zwei Arten. Eine elektronische Rechnung ist „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Eine sonstige Rechnung ist „eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird“. Eine PDF-Datei ohne strukturierte Daten ist demnach eine sonstige Rechnung.
Das strukturierte Format muss nach derselben Vorschrift der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen oder „kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden“. Die Norm heißt EN 16931 (Wikipedia, Elektronische Rechnung). XRechnung baut auf ihr auf; den Unterschied zu ZUGFeRD erklärt die Seite XRechnung oder ZUGFeRD.
Wann die E-Rechnung Pflicht ist
Nach § 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 UStG ist die Rechnung für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen als elektronische Rechnung auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.
Ausstellen: die Ausnahme für Kleinunternehmer
§ 34a UStDV trägt die Überschrift „Rechnungen von Kleinunternehmern“ und gilt für Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfrei sind. Die Vorschrift enthält den Satz: „Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.“ Kleinunternehmer dürfen also bei Papier bleiben. Für ein elektronisches Format, zum Beispiel eine PDF-Datei per E-Mail, verlangt § 14 Absatz 1 UStG die Zustimmung des Empfängers, soweit keine Pflicht zur E-Rechnung besteht.
Zwei weitere Ausnahmen hängen nicht an der Kleinunternehmerregelung: Denselben Satz enthalten § 33 UStDV für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, und § 34 UStDV für Fahrausweise, die als Rechnungen gelten.
Empfangen: was im Gesetz steht
Nach § 14 Absatz 1 UStG bedarf die Übermittlung einer elektronischen Rechnung „der Zustimmung des Empfängers, soweit keine Verpflichtung nach Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 besteht“. Ist Ihr Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet, braucht er dafür Ihre Zustimmung also nicht. § 34a UStDV betrifft nur Rechnungen, die Kleinunternehmer selbst ausstellen; eine Ausnahme für eingehende Rechnungen steht dort nicht.
Rechnen Sie deshalb damit, dass Lieferanten Ihnen strukturierte Rechnungen schicken, und klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie Sie solche Dateien annehmen und aufbewahren. Was sich an der XML-Datei einer eingegangenen Rechnung kontrollieren lässt, beschreibt die Seite E-Rechnung prüfen.
Übergangsfristen für alle anderen
Für Unternehmer ohne diese Ausnahme regelt § 27 Absatz 38 UStG den Übergang. Abweichend von § 14 Absatz 1 und 2 kann eine Rechnung danach noch so übermittelt werden:
| Umsatz ausgeführt | Frist | Was erlaubt bleibt |
|---|---|---|
| 2025 oder 2026 | bis 31. Dezember 2026 | Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein elektronisches Format, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 UStG entspricht |
| 2027 | bis 31. Dezember 2027 | Dasselbe, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat |
| 2027 | bis 31. Dezember 2027 | Mit Zustimmung des Empfängers ein solches elektronisches Format, wenn die Rechnung mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt wird |
Wer die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung überschreitet, sollte diese Fristen kennen.
Wer Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist
Nach § 19 Absatz 1 Satz 1 UStG ist der Umsatz eines im Inland ansässigen Unternehmers steuerfrei, „wenn der Gesamtumsatz nach Absatz 2 im vorangegangenen Kalenderjahr 25 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschreitet“. Wie der Gesamtumsatz berechnet wird, regelt Absatz 2.
Was auf der Rechnung steht
§ 34a UStDV zählt die Mindestangaben auf. Dazu gehört „das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe mit einem Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt“. Die übrigen Angaben stehen in der Vorschrift.
In einer XRechnung lässt sich das abbilden, indem jede Position die Steuerkategorie E mit Steuersatz 0 erhält und die Datei einen Befreiungsgrund nennt, zum Beispiel den Text „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“. Ob diese Abbildung und diese Formulierung für Ihre Rechnungen passen, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Wann sich eine E-Rechnung trotzdem lohnt
- Öffentliche Auftraggeber. Sie können eigene Vorgaben für Rechnungen haben und nennen Ihnen gegebenenfalls eine Leitweg-ID. Fragen Sie Ihren Auftraggeber.
- Kunden, die es verlangen. Manche Unternehmen verarbeiten Eingangsrechnungen nur noch strukturiert und bitten ihre Lieferanten darum.
- Wachstum. Wer die Umsatzgrenzen überschreitet, verliert die Ausnahme. Dann hilft es, das Format schon zu kennen.
Welche Angaben eine XRechnung braucht, beschreibt die Seite XRechnung erstellen.